Algemene Voorwaarden

Versie: augustus 2026

Artikel 1 — Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• Pictures by Sun: de fotograaf/opdrachtnemer die fotografie en aanverwante creatieve diensten aanbiedt.
• Opdrachtgever: iedere particuliere of zakelijke persoon of organisatie die een overeenkomst aangaat met Pictures by Sun.
• Consument: een natuurlijke persoon die handelt voor doeleinden buiten zijn of haar bedrijfs- of beroepsactiviteit.
• Zakelijke opdrachtgever: een opdrachtgever die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
• Opdracht: alle werkzaamheden die Pictures by Sun op basis van een overeenkomst uitvoert.
• Fotografisch werk: alle door Pictures by Sun gemaakte foto’s en overige overeengekomen visuele producties.
• Boeking: een door Pictures by Sun geaccepteerde opdracht waarvoor de overeengekomen boekingsvoorwaarden zijn vervuld.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, boekingen, overeenkomsten en opdrachten van Pictures by Sun.

De voorwaarden worden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan opdrachtgever beschikbaar gesteld.

Afwijkingen van deze voorwaarden gelden uitsluitend wanneer deze schriftelijk zijn overeengekomen.

Wanneer een specifieke bepaling uit een offerte of overeenkomst afwijkt van deze voorwaarden, heeft de specifieke schriftelijke afspraak voorrang.

Indien één bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen zoveel mogelijk van kracht.

Artikel 3 — Offertes en boekingen

Offertes zijn geldig gedurende de op de offerte aangegeven termijn.

Zolang een offerte niet is geaccepteerd, is een datum niet automatisch gereserveerd, tenzij Pictures by Sun schriftelijk anders bevestigt.

Een boeking is definitief nadat de offerte of overeenkomst is geaccepteerd én, indien overeengekomen, de aanbetaling is ontvangen.

Pictures by Sun mag aanvragen weigeren zolang nog geen overeenkomst tot stand is gekomen.

Wijzigingen van een reeds geboekte opdracht kunnen invloed hebben op de prijs.

Artikel 4 — Prijzen

De overeengekomen prijs staat vermeld in de offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst.

Op de offerte wordt aangegeven of bedragen inclusief of exclusief btw zijn.

Werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen, worden beschouwd als meerwerk en kunnen aanvullend worden gefactureerd.

Onder meerwerk kunnen onder andere vallen:

• extra fotografietijd
• aanvullende foto’s
• aanvullende nabewerking
• extra retouchewerk
• spoedlevering
• aanvullende commerciële gebruiksrechten
• extra reisbewegingen
• parkeer- of locatiekosten
• wijzigingen in de opdracht na akkoord

Pictures by Sun informeert opdrachtgever waar redelijkerwijs mogelijk vooraf over aanvullende kosten.

Artikel 5 — Aanbetaling

Pictures by Sun kan voor een opdracht een aanbetaling verlangen.

De hoogte van de aanbetaling wordt vermeld in de offerte of overeenkomst.

Wanneer een aanbetaling is overeengekomen, is de datum pas definitief gereserveerd nadat deze betaling is ontvangen, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

De aanbetaling wordt bij uitvoering van de opdracht verrekend met de totale prijs.

Bij annulering wordt beoordeeld welk bedrag Pictures by Sun volgens de overeenkomst, deze voorwaarden en de toepasselijke wettelijke regels in rekening mag brengen. Een ontvangen aanbetaling kan hiermee worden verrekend.

Artikel 6 — Betaling

Facturen dienen binnen de op de factuur aangegeven betalingstermijn te worden voldaan.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor tijdige betaling.

Wanneer een consument niet tijdig betaalt, wordt gehandeld overeenkomstig de wettelijke regels over verzuim, rente en buitengerechtelijke incassokosten.

Voor zakelijke opdrachtgevers kunnen aanvullende betalingsvoorwaarden in de offerte of overeenkomst worden opgenomen.

Voor zover wettelijk toegestaan mag Pictures by Sun de levering van foto’s of andere resultaten opschorten wanneer opeisbare bedragen voor de betreffende opdracht niet zijn voldaan.

Betaling betekent niet dat het auteursrecht op de foto’s wordt overgedragen.

Artikel 7 — Annulering door opdrachtgever

Een gereserveerde datum betekent dat Pictures by Sun deze tijd beschikbaar houdt voor opdrachtgever en mogelijk andere opdrachten voor dat moment niet aanneemt.

Daarom kan annulering kosten met zich meebrengen.

Consumenten

Bij annulering door een consument kan Pictures by Sun een redelijke vergoeding in rekening brengen voor reeds verrichte werkzaamheden, gemaakte kosten en aantoonbaar gereserveerde capaciteit, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Als uitgangspunt kan, afhankelijk van de omstandigheden en de specifieke overeenkomst, de volgende annuleringsstaffel worden gehanteerd:

• meer dan 30 dagen vóór de opdracht: 25% van de overeengekomen opdrachtsom
• 15 tot en met 30 dagen vóór de opdracht: 50%
• 7 tot en met 14 dagen vóór de opdracht: 75%
• minder dan 7 dagen vóór de opdracht: 100%

Deze bedragen gelden uitsluitend voor zover toepassing daarvan in het concrete geval redelijk en wettelijk toegestaan is.

Zakelijke opdrachtgevers

Voor zakelijke opdrachtgevers kan bovenstaande annuleringsstaffel worden toegepast zoals overeengekomen, onverminderd eventuele afwijkende afspraken in de offerte of overeenkomst.

Bruiloften en grote evenementen

Voor bruiloften, grote evenementen en andere opdrachten die langdurig vooraf worden gereserveerd, kunnen afzonderlijke annuleringsvoorwaarden gelden.

Deze worden opgenomen in de betreffende offerte of overeenkomst.

Artikel 8 — Herroepingsrecht bij consumenten

Wanneer een consument een overeenkomst op afstand of buiten de verkoopruimte sluit, kan een wettelijk herroepingsrecht van toepassing zijn.

Pictures by Sun zal de consument hierover informeren wanneer dit wettelijk vereist is.

Wanneer de consument verzoekt om de dienstverlening tijdens een toepasselijke herroepingstermijn te laten beginnen, kunnen hiervoor aanvullende wettelijke regels gelden.

Deze algemene voorwaarden beperken wettelijke consumentenrechten niet.

Artikel 9 — Verplaatsen van een shoot

Een verzoek tot verplaatsing dient zo snel mogelijk schriftelijk te worden gedaan.

Pictures by Sun bepaalt in overleg of verplaatsing mogelijk is.

Een alternatieve datum is afhankelijk van beschikbaarheid.

Reeds gemaakte of niet-restitueerbare kosten kunnen, voor zover toegestaan en overeengekomen, worden doorberekend.

Herhaaldelijk verplaatsen kan als annulering worden behandeld wanneer dit vooraf duidelijk is overeengekomen en toepassing daarvan redelijk is.

Artikel 10 — Te laat komen

Opdrachtgever dient op het afgesproken tijdstip aanwezig en gereed te zijn.

Wanneer opdrachtgever te laat arriveert, gaat dit in beginsel van de gereserveerde fotografietijd af.

Pictures by Sun is niet verplicht de oorspronkelijke eindtijd te verlengen.

Indien verlenging mogelijk is, kan deze extra tijd als meerwerk worden gefactureerd.

Artikel 11 — Niet verschijnen

Wanneer opdrachtgever zonder tijdige annulering niet op de afgesproken locatie verschijnt, kan dit worden aangemerkt als een annulering op de dag van de opdracht.

Pictures by Sun kan in dat geval, voor zover wettelijk toegestaan, de vergoeding in rekening brengen die volgens de toepasselijke annuleringsregeling verschuldigd is.

Artikel 12 — Extra uren en uitloop

Wanneer een opdracht langer duurt dan oorspronkelijk overeengekomen, kan aanvullende tijd in rekening worden gebracht.

Het toepasselijke tarief wordt vooraf in de offerte of overeenkomst vermeld of vóór de extra werkzaamheden overeengekomen.

Pictures by Sun is niet verplicht langer aanwezig te blijven dan de afgesproken eindtijd wanneer dit vanwege een volgende opdracht, privéomstandigheden, veiligheid of andere redelijke omstandigheden niet mogelijk is.

Artikel 13 — Weersomstandigheden

Bij buitenfotografie kunnen weersomstandigheden invloed hebben op de uitvoering van de opdracht.

Pictures by Sun bepaalt in overleg met opdrachtgever of de opdracht verantwoord en uitvoerbaar is.

Wanneer omstandigheden zoals zware regen, storm, extreme hitte of andere onveilige omstandigheden een shoot redelijkerwijs onmogelijk maken, kan worden gezocht naar:

• een andere locatie
• een ander tijdstip
• een alternatieve datum

Pictures by Sun is niet verantwoordelijk voor weersomstandigheden waarop zij geen invloed heeft.

Artikel 14 — Ziekte van opdrachtgever

Wanneer opdrachtgever door ziekte niet aanwezig kan zijn, dient dit zo snel mogelijk te worden gemeld.

Pictures by Sun zal waar mogelijk meedenken over verplaatsing.

Eventuele kosten zijn afhankelijk van de omstandigheden, reeds gemaakte kosten en de specifieke overeenkomst.

Artikel 15 — Ziekte fotograaf

Wanneer de fotograaf door ziekte, ongeval of een andere ernstige omstandigheid niet in staat is de opdracht uit te voeren, informeert Pictures by Sun opdrachtgever zo snel mogelijk.

Waar redelijkerwijs mogelijk wordt een nieuwe datum aangeboden.

Bij opdrachten waarvoor vervanging passend en mogelijk is, kan in overleg worden onderzocht of een geschikte vervangende fotograaf beschikbaar is.

Wanneer uitvoering definitief onmogelijk is en geen passende vervanging of nieuwe datum wordt overeengekomen, worden bedragen voor het niet-uitgevoerde deel terugbetaald voor zover opdrachtgever daarop recht heeft.

Artikel 16 — Overmacht

Pictures by Sun is niet gehouden tot uitvoering voor zover uitvoering tijdelijk of blijvend onmogelijk wordt door overmacht.

Onder overmacht kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, bijvoorbeeld vallen:

• ernstige ziekte
• ongeval
• extreme weersomstandigheden
• brand
• stroomstoringen
• ernstige technische storingen
• overheidsmaatregelen
• vervoersproblemen buiten redelijke invloed
• sluiting of onbereikbaarheid van een locatie
• andere onvoorziene omstandigheden waarop Pictures by Sun redelijkerwijs geen invloed heeft

Partijen zoeken waar mogelijk naar een redelijke oplossing.

Artikel 17 — Fotografische en creatieve stijl

Opdrachtgever verklaart vóór het boeken kennis te hebben kunnen nemen van het portfolio en de fotografische stijl van Pictures by Sun.

Pictures by Sun behoudt creatieve vrijheid bij onder andere:

• compositie
• perspectief
• lichtgebruik
• uitsnede
• kleur
• zwart-witomzetting
• selectie
• nabewerking
• algemene uitstraling

Een verschil in persoonlijke smaak na levering vormt op zichzelf geen tekortkoming wanneer het geleverde werk redelijkerwijs aansluit bij de overeengekomen opdracht en de kenbare stijl van Pictures by Sun.

Artikel 18 — Specifieke gewenste foto’s

Opdrachtgever kan vooraf wensen of belangrijke momenten doorgeven.

Pictures by Sun doet redelijke inspanningen om hiermee rekening te houden, maar kan bij dynamische opdrachten zoals evenementen en bruiloften niet garanderen dat ieder gewenst moment, iedere gast of ieder detail wordt vastgelegd.

Artikel 19 — Selectie

Pictures by Sun maakt zelf de uiteindelijke selectie van de gemaakte beelden.

Niet alle gemaakte foto’s worden geleverd.

Foto’s die bijvoorbeeld technisch onvoldoende zijn, dubbel zijn, testbeelden zijn, onscherp zijn, ongewenste gezichtsuitdrukkingen bevatten, of artistiek niet passen binnen de uiteindelijke serie, kunnen uit de selectie worden verwijderd.

De fotograaf is niet verplicht niet-geselecteerde beelden aan opdrachtgever te verstrekken.

Artikel 20 — RAW-bestanden

RAW-bestanden, testbeelden en overige onbewerkte bronbestanden maken geen onderdeel uit van de standaardlevering.

Pictures by Sun is niet verplicht deze bestanden te verstrekken.

Indien levering van bronbestanden voor een specifieke zakelijke opdracht wordt overeengekomen, worden hierover afzonderlijke afspraken gemaakt.

Artikel 21 — Nabewerking

De geleverde beelden worden nabewerkt volgens de stijl van Pictures by Sun.

Aanvullende wijzigingen die niet binnen de oorspronkelijke opdracht vallen kunnen tegen een aanvullende vergoeding worden uitgevoerd.

Pictures by Sun is niet verplicht onbeperkt kosteloze correctierondes uit te voeren wanneer het geleverde werk overeenkomt met de opdracht.

Artikel 22 — Levertermijn

De verwachte levertermijn wordt per opdracht gecommuniceerd.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, geldt een genoemde levertermijn als streeftermijn en niet als fatale termijn.

Indien vertraging ontstaat, zal Pictures by Sun opdrachtgever waar redelijkerwijs mogelijk informeren.

Artikel 23 — Online galerij

Foto’s kunnen worden geleverd via een beveiligde online galerij.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met:

• galerijlinks
• wachtwoorden
• pincodes
• downloads

Pictures by Sun is niet verantwoordelijk voor verspreiding wanneer opdrachtgever zelf toegangsgegevens met derden deelt.

Artikel 24 — Bewaartermijn foto’s

Na levering is opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor het veilig opslaan en maken van back-ups.

Pictures by Sun kan geleverde en/of bronbestanden gedurende een interne bewaartermijn bewaren, maar garandeert niet dat bestanden onbeperkt beschikbaar blijven.

Na het verstrijken van de gehanteerde bewaartermijn mogen bestanden worden verwijderd, tenzij een langere termijn is overeengekomen of wettelijke verplichtingen anders vereisen.

Artikel 25 — Auteursrecht

Het auteursrecht op alle door Pictures by Sun gemaakte foto’s blijft bij Pictures by Sun, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

Het betalen van een factuur leidt niet tot overdracht van auteursrecht.

Opdrachtgever ontvangt uitsluitend de gebruiksrechten die voor de opdracht zijn overeengekomen.

Artikel 26 — Particulier gebruik

Particuliere klanten mogen geleverde foto’s voor persoonlijk gebruik gebruiken en delen binnen de overeengekomen gebruiksrechten.

De foto’s mogen niet zonder aanvullende toestemming:

• worden verkocht
• commercieel worden geëxploiteerd
• aan bedrijven worden gelicentieerd
• voor advertenties van derden worden gebruikt

Artikel 27 — Commercieel gebruik

Voor zakelijke opdrachtgevers worden gebruiksrechten afgestemd op het doel waarvoor de foto’s zijn gemaakt.

Hierbij kan onder andere onderscheid worden gemaakt tussen:

• eigen website
• organische social media
• drukwerk
• pers/public relations
• advertenties
• betaalde socialmedia-campagnes
• landelijke campagnes
• gebruik door derden
• merchandising
• internationale campagnes

Gebruik buiten de overeengekomen licentie kan aanvullende toestemming en een aanvullende vergoeding vereisen.

Artikel 28 — Gebruik door derden

De opdrachtgever mag commerciële gebruiksrechten niet zonder toestemming overdragen aan derden wanneer dit niet onderdeel is van de oorspronkelijke overeenkomst.

Wanneer bijvoorbeeld een merk, organisator, sponsor, artiest, leverancier of andere onderneming de beelden commercieel wil gebruiken, kan hiervoor een afzonderlijke licentie nodig zijn.

Artikel 29 — Bewerking door opdrachtgever

Het is niet toegestaan om foto’s zodanig te bewerken dat het werk wezenlijk wordt aangetast of het gebruik in strijd komt met de overeengekomen rechten van Pictures by Sun.

Normale technische aanpassingen voor publicatie, zoals verkleinen of passend uitsnijden voor een socialmediaplatform, zijn toegestaan voor zover het beeld hierdoor niet wezenlijk wordt aangetast.

Filters of zware nabewerkingen die de oorspronkelijke fotografische stijl wezenlijk veranderen zijn niet toegestaan wanneer dit strijdig is met de rechten van de maker.

Artikel 30 — Portfolio en promotioneel gebruik

Pictures by Sun kan opdrachtgever afzonderlijk toestemming vragen om foto’s waarop personen herkenbaar zijn te gebruiken voor bijvoorbeeld:

• portfolio
• website
• Instagram
• TikTok
• Facebook
• drukwerk
• advertenties
• andere promotionele uitingen

Wanneer toestemming vereist is, wordt deze niet automatisch verondersteld.

Het weigeren van toestemming heeft geen invloed op de kwaliteit, uitvoering of prijs van de geboekte fotografieopdracht.

Artikel 31 — Boudoirfotografie en privacy

Bij boudoirfotografie wordt extra zorgvuldig omgegaan met privacy.

Boudoirbeelden waarop de klant herkenbaar is worden niet voor portfolio, website, social media of advertenties gebruikt zonder passende toestemming.

Toestemming voor publicatie wordt afzonderlijk vastgelegd.

Artikel 32 — Locatie en vergunningen

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen is opdrachtgever verantwoordelijk voor het regelen van noodzakelijke toestemming voor fotografie op een locatie.

Eventuele locatie-, entree-, parkeer- of vergunningskosten worden volgens de vooraf gemaakte afspraken doorberekend.

Pictures by Sun is niet verantwoordelijk wanneer een locatie onverwacht beperkingen oplegt waarop de fotograaf geen redelijke invloed heeft.

Artikel 33 — Veiligheid

Pictures by Sun mag een opdracht onderbreken of beëindigen wanneer voortzetting redelijkerwijs onveilig is voor de fotograaf, apparatuur of aanwezigen.

Dit kan bijvoorbeeld spelen bij:

• agressief gedrag
• intimidatie
• gevaarlijke situaties
• ernstig overmatig alcohol- of drugsgebruik door aanwezigen
• onveilige locaties
• gevaarlijke weersomstandigheden

Welke financiële gevolgen hieraan verbonden zijn, hangt af van de oorzaak en omstandigheden en van hetgeen wettelijk is toegestaan.

Artikel 34 — Apparatuur en technische problemen

Pictures by Sun werkt met professionele apparatuur en neemt redelijke voorzorgsmaatregelen om technische problemen en verlies van bestanden te voorkomen.

Een technisch defect kan echter nooit volledig worden uitgesloten.

Wanneer door een uitzonderlijke technische storing beelden geheel of gedeeltelijk verloren gaan, zoeken partijen naar een passende oplossing, rekening houdend met de aard van de opdracht, de oorzaak en de omvang van het verlies.

Voor zover wettelijk toegestaan kan aansprakelijkheid worden beperkt zoals opgenomen in artikel 38.

Artikel 35 — Schade aan apparatuur

Wanneer opdrachtgever of iemand voor wie opdrachtgever volgens de wet verantwoordelijk is opzettelijk of verwijtbaar schade veroorzaakt aan apparatuur of eigendommen van Pictures by Sun, kan Pictures by Sun vergoeding van de daardoor ontstane schade verlangen voor zover daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Artikel 36 — Privacy en persoonsgegevens

Pictures by Sun verwerkt persoonsgegevens voor onder andere:

• aanvragen
• klantcommunicatie
• offertes
• opdrachten
• planning
• facturatie
• wettelijke administratie
• levering van foto’s

De verwerking vindt plaats overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

Meer informatie wordt opgenomen in de privacyverklaring van Pictures by Sun.

Artikel 37 — Klachten

Een opdrachtgever wordt verzocht klachten zo snel mogelijk nadat deze zijn ontdekt schriftelijk aan Pictures by Sun te melden.

De klacht moet voldoende duidelijk worden omschreven om Pictures by Sun in staat te stellen deze te beoordelen.

Pictures by Sun krijgt een redelijke mogelijkheid om een eventuele tekortkoming te onderzoeken en waar passend te herstellen.

Een klacht geeft opdrachtgever niet automatisch het recht om een volledige betaling op te schorten wanneer slechts een beperkt onderdeel van de opdracht ter discussie staat, voor zover de wet dit toestaat.

Artikel 38 — Aansprakelijkheid

Pictures by Sun is aansprakelijk voor schade voor zover die aansprakelijkheid uit de wet voortvloeit.

Voor zover wettelijk toegestaan is Pictures by Sun niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gemiste winst, gemiste omzet of reputatieschade.

Voor zover een beperking wettelijk is toegestaan, kan de aansprakelijkheid voor directe schade worden beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht is betaald of tot het bedrag dat onder een toepasselijke aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, afhankelijk van hetgeen in de concrete situatie rechtsgeldig is overeengekomen.

Geen enkele aansprakelijkheidsbeperking geldt wanneer uitsluiting of beperking op grond van dwingend recht niet is toegestaan, waaronder gevallen van opzet of bewuste roekeloosheid waarvoor aansprakelijkheid niet rechtsgeldig kan worden uitgesloten.

Artikel 39 — Schade door externe omstandigheden

Pictures by Sun is niet verantwoordelijk voor een minder optimaal resultaat wanneer dit rechtstreeks voortvloeit uit omstandigheden buiten haar redelijke invloed, zoals:

• slecht of verboden lichtgebruik op een locatie
• beperkingen van een locatie
• weersomstandigheden
• te late aanwezigheid van betrokkenen
• mensen die belangrijke momenten blokkeren
• instructies van beveiliging of organisatie
• wijzigingen in een evenement
• andere externe omstandigheden

Pictures by Sun zal binnen deze omstandigheden naar beste vermogen proberen een professioneel resultaat te leveren.

Artikel 40 — Wijzigingen door opdrachtgever

Wijzigingen in datum, locatie, duur, programma, aantal te fotograferen personen, soort fotografie, gewenste levering of gebruik van de beelden, kunnen gevolgen hebben voor prijs, planning en uitvoerbaarheid.

Pictures by Sun mag hiervoor een aangepaste offerte of aanvullende vergoeding voorstellen.

Artikel 41 — Algemene voorwaarden en versies

Pictures by Sun kan deze voorwaarden voor toekomstige opdrachten wijzigen.

Voor een bestaande overeenkomst geldt in beginsel de versie die bij het sluiten van die overeenkomst aan opdrachtgever ter beschikking is gesteld.

Artikel 42 — Toepasselijk recht

Op overeenkomsten met Pictures by Sun is Nederlands recht van toepassing.

Wettelijke consumentenrechten blijven van toepassing.

Artikel 43 — Geschillen

Wanneer een geschil ontstaat, proberen opdrachtgever en Pictures by Sun dit eerst gezamenlijk op te lossen.

Wanneer dit niet lukt, kan het geschil worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter.

Artikel 44 — Slotbepaling

Door het aangaan van een overeenkomst met Pictures by Sun verklaart opdrachtgever kennis te hebben kunnen nemen van deze algemene voorwaarden en hiermee akkoord te gaan, voor zover zij rechtsgeldig onderdeel van de overeenkomst zijn geworden.